合同变更解除管理规定

第一章 一般规定

第一条 为规范集团范围内各类合同的变更和解除，特制定本规定。设计变更和工程签证除外。

第二条 本规定适用于集团、下属各事业部及城市公司。

第三条 合同履行责任部门负责对合同的全面履行、保存合同履行过程中的各种文件资料和证据、维护公司利益承担直接责任。其他负有协助履行义务的单位、部门为相关责任者，应当及时、有效的协助和支持合同履行责任部门履行合同。

第四条 合同履行责任部门的界定按“谁履行、谁负责”的原则确认，按合同类型区分如下：

（一）设计类合同的履行责任部门为各事业部或城市公司设计管理部。

（二）工程类施工、材料采购和监理等合同的履行责任部门为各事业部或城市公司工程管理部。

（三）报批报建及配套类合同的履行责任部门为各事业部或城市公司配套管理部。

（四）行政人事类合同的履行责任部门为合同审批发起部门。

第五条 合同履行的监督管理部门是集团系统各单位法务监察部，负责监督检查本单位合同履行情况，进行合法有效的维权取证，以维护公司利益。

第六条 集团法务审计部负责对集团系统各单位的合同履行监督工作进行监督、检查和指导，根据需要直接参与或独立调查重要合同的履行；定期向集团领导汇总和报告集团系统重点合同履约信息及维权取证情况。

第二章 合同变更、解除

第六条 合同签订生效后，合同履行责任部门应组织所有参与合同履行人员认真阅读、充分理解合同内容，全面掌握双方的权利、义务和责任。

第七条 合同履行责任部门应加强合同管理，提高维权取证意识，严格按照合同规定，监督和督促对方全面履行合同义务，同时确保我方正确履行义务。

第八条 合同履行过程中如合同内容约定不明或双方理解有分歧时，履行责任部门负责组织当地成本部、法务监察部等相关部门共同商讨同对方达成一致意见，并以书面形式双方签字确认，需要签订补充协议的，由原立项部门按照合同审批程序报批。

第九条 合同履行责任部门应当收集并保存合同履行过程中的会议纪要、确认函、实施记录、变更记录、重大事件记录及相关时间记录、完成记录及验收记录、双方往来函件、票据等，并归入合同档案。

第十条 合同履行责任部门发给对方的所有函件必须由合同约定的有效签收人或其受托人签收，合同履行责任部门须取得对方的授权委托文件。工程建设合同履行责任部门应建立发函台账。

第十一条 对方履行义务与合同的约定不符时，履约责任部门应当及时留取相关证据（照片或有关纪录），以书面形式明确其违约事实及责任、要求对方改正，取得对方签收的原件送交法务监察部并保存复印件。

第十二条 要求对方签收的重要函件，对方拒绝签收的，应当由合同履行责任部门采取邮寄双挂号信或邮政特快专递的形式送达对方，并应取得对方签收的邮寄回执，后向当地法务监察部报告将函件复印件和邮寄回执送交法务监察部。

第十三条 合同履行责任部门发现对方存在违约行为，如可能给我方带来重大损失、导致合同不能履行完毕、建设工期不能达到我方最低限度要求，或其行为已经明显损害我方利益时，应立即制止，同时保护现场或保全证据，并书面报告公司领导、法务监察部。

第十四条 对方履行有瑕疵但我司可以先予接收或部分接收的，应做出书面说明，详细记载不符合合同约定的内容，并由双方签字确认。

第十五条 对合同生效后收到对方所发的业务函件，合同履行责任部门必须建立收函台账，并负责或协调合同履行相关责任部门在合同约定的回复期限内，予以书面答复对方提出的诉求，同时留存对方签收的原件；对于将影响合同标的物质量、单价或工期等的函件，合同履行责任部门还须将来函原件及复函复印件（及对方签收的原件）整理送交法务监察部并保存复印件。

第十六条 合同履行责任部门不得直接与对方签订补充协议，不得超出授权范围以书面形式确认对合同内容的变动、更改及解除（包括超出公司相关规定的权限确认设计变更、技术核定和工程签证）。

第十七条 合同依法签订后任何部门不得擅自变更或解除。若确需变更或解除的，由合同履约责任部门提出意见，经原合同发起部门及其他相关部门审核后，报原合同审批人书面批准后，由原合同发起部门负责起草，并按原合同评审程序办理合同变更或解除的合同评审，该部门并应做好合同变更、解除文件的整理、保存和归档工作，合同变更、解除文件与原合同的管理方法相同。

第十八条 对于合同履行过程中的特定事由下的合同中止，必须办理中止手续，合同履行责任部门负责收集因合同中止给我方带来经济损失的证据和资料，并将原件报送当地法务监察部，留存复印件。中止的合同恢复履行时，依与合同中止相同的程序办理恢复履行手续。合同的中止和恢复履行都必须经事业部或城市公司总经理批准。

第十九条 合同履行过程中发生争议，或对方经营状况严重恶化、缺乏或丧失履行合同的能力，以及其他履行合同的异常情况，合同履行责任部门应当及时报告主管领导和法务监察部。由合同履行责任部门牵头与法务监察部共同进行协调，商讨解决办法。

第二十条 合同付款，应当由履行责任部门（或成本审算管理部）提出申请，并按照公司规定附相关付款证明、验收记录或说明（如对方存在违约事实，履行责任部门应予以说明并明确对方应承担的责任），对不符合合同付款条件的，应当及时退回。

第二十一条 合同履行完毕，履行责任部门应当作出对方公司的履行情况报告，简要说明其履行及信誉情况，送交本单位供应商资格审查部门和法务监察部。

第二十二条 法务监察部对合同进行登记分类并列出清单；同时组织部门内相关人员认真学习合同、充分理解合同内容，全面掌握双方的权利、义务和责任，并列出合同履行关键控制点。

第二十三条 法务监察部有权检查合同履行责任部门是否严格按照合同规定和部门职责履行合同，监督和督促对方全面履行合同义务，检查我方是否正确和适当的履行合同；检查合同履行责任部门收集、保存合同履行过程中往来函件的及时性、有效性及归档情况；对签证和委托进行检查。

第二十四条 法务监察部发现对方违约或接到合同履行责任部门发出的违约通知时，应立即采取维权取证的措施，保存证据，提出维护我方权益的措施和办法，做出合同履行的提示或建议给相关部门和领导；每月应填报维权取证台帐，将证据整理归档。

第二十五条 法务监察部对在合同履约中发现的问题，有权向履行合同的直接责任部门发出提示或建议函，并进行跟踪落实。

第二十六条 合同履行过程中对方出现严重违约行为时，如果需要发出律师函、终止合同或进行诉讼，法务监察部应当向公司领导提出书面建议。

第二十七条 法务监察部每月2号前将上月公司的合同履行情况进行汇总，编制《重点合同履行情况汇总表》上报本单位领导，并报集团法务审计部备案。

第二十八条 集团法务审计部负责对集团系统的合同履行、合同履约监督管理工作进行监察和指导。

第二十九条 集团法务审计部每月5号前对上月集团系统的合同履行情况进行汇总，编制《重点合同履行情况简报》上报集团领导。

第三十条 集团法务审计部可直接参与重点合同或履行出现严重问题合同的调查、取证，提出处理建议，出具报告。

第三十一条 集团法务审计部负责对集团系统合同履约责任人员、履约监督管理人员进行培训。

第三十二条 集团法务审计部对在合同履行工作中出现的问题和违反公司制度的行为进行调查并提出处理建议。

第四章 附则

第三十三条 附件：

（一）重点合同履约监督、取证信息汇总表。

（二）合同履行提示函。

（三）工程建设合同收函台账。

第三十四条 任何部门或员工违反本规定的，各有关单位或部门可根据情节轻重予以处罚。

第三十五条 本制度由集团法务审计部负责解释。

第三十六条 此制度自下发之日起执行。